Google Workspace(以下GWS)との連携時、先生・生徒アカウントの情報を一括で更新する方法をご案内します。

※こちらのページの内容は、GWSとのシングルサインオン接続設定が完了している環境での手順をご案内しています。

連携設定がお済みでない場合、はじめに連携設定をお済ませください。

この記事のTopics

  1. 外部IdP連携時のアカウント一括更新作業を行うケース

  2. 一括更新時の編集用CSVの各項目一覧

  3. 編集用CSVを使ったアカウント一括更新方法

  4. 一部の生徒・先生だけGWS連携を解除した場合のパスワード設定作業


■ 外部IdP連携時のアカウント一括更新作業を行うケース

下記のような場合に、外部IdP連携時のアカウント一括更新編集用CSVを使って、まとめて更新をすることができます。

【年度更新・他】

  • GWS連携済のスクールタクトアカウントについて、学年・クラスなどを変更する場合(進級・クラス替えなど)

  • GWS連携済のスクールタクトアカウントについて、紐づけるGWSユーザーを変更する場合

  • GWS連携済のスクールタクトアカウントについて、一部の生徒・先生だけGWS連携を解除する場合

【新規利用開始時】

  • 新たにGWSユーザーを作成し、現在利用中のスクールタクトアカウントを連携させる場合
    (例:現在スクールタクトを利用中で、新たにGWSの連携利用をはじめる)

  • 現在利用中のGWSユーザーと、現在利用中のスクールタクトアカウントを連携させる場合
    (例:現在スクールタクトとGWSをそれぞれ利用中で、新たに連携をはじめる)

※ 新入生の登録など、まだスクールタクト上にアカウントが作成されていない状態で一括作業をしたい場合、新規一括登録の雛形CSVを使って作業をします。詳しくは【管理者】外部IdP連携時のアカウント新規一括登録の内容を確認してください。

※ 卒業・離任などで、既存の生徒・先生アカウントをアーカイブしたい場合、通常のアカウント一括更新の作業を行います。詳しくは【管理者】アカウントの一括更新の内容を確認してください。


■ 一括更新時の編集用CSVの各項目一覧

カラム名

内容補足

備考

Uid

ユーザーID

変更しないでください

(スクールタクト側のユーザーIDです)

Family name

必須 ※1

Given name

必須 ※1

Family name kana

姓の読み仮名

Given name kana

名の読み仮名

Nickname

ニックネーム

生徒アカウントのみ

Branch school

校舎名

Grade

学年

生徒アカウントのみ

必須(入力例:小1)※2

Homeroom name

生徒アカウントのみ

必須・最大6文字まで

Number string

出席番号

生徒アカウントのみ

Gws connect

Google Workspaceとの連携フラグ

いずれか必須

GWS連携アカウント=1

非連携アカウント=0

Gws primary email

Google Workspaceのメインのメールアドレス

以下の場合は必須

・GWSに新規ユーザーを作成する場合

・紐付けるGWSユーザーを変更する場合

Gws password

Google Workspaceのパスワード

GWSに新規ユーザーを作成する場合は必須 ※3

Gws org unit path

Google Workspaceの組織ユニットパス

Google Workspaceに新規ユーザーを作成する場合は必須(入力例:/) ※4

※1)入力された名前は各アカウントのマイアカウント設定ページに表示されます。
名前は個人情報に該当しますので、「個人情報の保護に関する法律」及び各地方自治体の個人情報保護に関する条例等をご確認の上、法令を遵守してお取り扱いください。

※2)学年の入力方式について

  • 小中一貫校、中高一貫校、教育委員会など、小中高複数の種類の学校でご利用の場合
    小・中・高いずれか + 数字の形式
    (入力例 小学校:小1〜小6、中学校:中1〜中3、高校:高1〜高3)

  • 小学校、中学校、高校のどれか一つの種類の学校でご利用の場合
    数字のみ、もしくは小・中・高いずれか + 数字の形式
    (入力例 小学校:1〜6、中学校:1〜3、高校:1〜3)

※3)既存GWSユーザーとの紐づけであっても、ここに入力した内容にパスワードが更新されます。
パスワード変更が不要な場合は、空欄のままにしてください。

※4)Google管理コンソール側で部門情報などを個別作成していない場合、一律「/」を入力してください。個別の部門を登録したい場合、「/〇〇」のように半角スラッシュの後に登録した部門名を入力してください(事前に管理コンソール側で部門情報の作成が必要です)。


■ 編集用CSVを使ったアカウント一括更新方法

編集用CSVを使って、GWSとスクールタクトの両方へ、生徒・先生の情報を同時に登録することができます。

  1. 管理者メニューから[全アカウント]をクリック
     

  2. 「全アカウント」のページで、右上の緑の[+]マークをクリック

    一番下の雲のようなアイコン[外部IdPへの生徒・先生の一括登録]をクリック

  3. 管理者のGoogleアカウントのメールアドレス・パスワードを入力する
    ※ 2回目以降に開く際は、パスワード入力画面が省略される場合があります。
     

  4. 生徒アカウントの情報を更新する場合は[編集用CSVをダウンロード(生徒)]を
    先生アカウントの情報を更新する場合は[編集用CSVをダウンロード(先生)]を
    クリックしてCSVファイルをダウンロード

  5. ダウンロードした編集用CSVの各カラムに必要情報を記入する
    ※ ファイル名は、生徒用「gws_student_2021」 先生用「gws_teacher_2021」のようになっています(末尾の数字4桁は年度)。ファイル名は適宜変更しても問題ありません。
    ※ 1-2行目のカラム名や説明内容は削除しないでください。
    ※ 下記のそれぞれのケースの必須事項を確認してCSVを編集してください。

    GWS連携済アカウントについて、学年・クラス・名前などを変更する場合(進級など)
    【必須】
    姓/名/学年/組
    ※ GWSとの連携フラグ は1のまま変更しない

    GWS連携済アカウントについて、紐づけるGWSユーザーを変更する場合
    【必須】
    姓/名/学年/組/GWSのメインのメールアドレス
    ※ GWSとの連携フラグ は1のまま変更しない
    ※ 同時にGWSで新規ユーザー作成する場合は、GWSのパスワード/GWSの組織ユニットパス も入力する。

    GWS連携済アカウントについて、一部の生徒・先生だけGWS連携を解除する場合
    【必須】
    姓/名/学年/組
    【必須(内容を修正)】
    GWSとの連携フラグ(1→0に変更)

    ・ 連携解除したアカウントでスクールタクトにログインするには、別途、パスワードの設定作業が必要です。一部の生徒・先生だけGWS連携を解除した場合のパスワード設定作業の内容をあわせて確認してください。

    新たにGWSユーザーを作成し、現在利用中のスクールタクトアカウントを連携させる場合

    【必須】
    姓/名/学年/組/GWSのメインのメールアドレス/GWSのパスワード/GWSの組織ユニットパス
    【必須(内容を修正)】
    GWSとの連携フラグ(0→1に変更)

    現在利用中のGWSユーザーと、現在利用中のスクールタクトアカウントを連携させる場合
    【必須】
    姓/名/学年/組/GWSのメインのメールアドレス
    【必須(内容を修正)】
    GWSとの連携フラグ(0→1に変更)
     

  6. CSVをダウンロードしたページに戻り、入力したCSVをドラッグ&ドロップ、もしくは[CSVをアップロード]をクリックしてファイルをアップロードする

  7. 更新する生徒が一覧で表示されるので、何もエラーメッセージが表示されなければ、[次へ]をクリック

    ※ データが間違っていると、エラーが表示されます。その場合は、CSVを開いて表示されたエラー内容を修正し、手順6に沿って再度アップロードしてください。

     

  8. 反映する年度を選択して[OK]をクリック(今年度のみ選択可)
     

  9. 「CSVデータの登録確認」のメッセージが表示されるので、注意事項を確認し、問題なければ「確認しました」にチェックをいれて[登録する]をクリック

更新が完了すると、全アカウント画面に戻り、左下に「一括登録が完了しました」というメッセージが表示されます。これで更新手続きは完了です。

※ 「一括登録に失敗しました」などと表示される場合は、編集内容が反映されていません。通信環境等を確認し、再度登録作業をしてください。

【ご注意ください】

  • CSVのアップロードが完了したタイミングで、スクールタクトとGWSの両方に新しいアカウント情報が上書きされます。
    上書きされた後に先生・生徒がスクールタクトやGWSにログインすると、本人の新しいアカウント情報が確認できます。
    新年度のクラス分けなど、情報解禁日前は公開したくない変更内容が含まれる場合には、更新作業日にご注意ください

  • ご利用中のスクールタクトで[本名]欄にフルネームを登録している場合、CSV編集の際、名前を[姓][名]の欄にそれぞれ分けて入力しなおしてください(GWS側では姓・名を分けて登録する必要があるため)。


一部の生徒・先生だけGWS連携を解除した場合のパスワード設定作業

一部の生徒・先生アカウントのみをGWSユーザーと連携解除した場合、上の一括更新作業を完了した後、スクールタクトアカウント用のパスワード設定が必要です。

設定方法は下記の2つがあります。

なお、GWSユーザーとの連携解除後に当該Googleアカウントを使ってスクールタクトにログインした場合、GWS側の情報を元にもう一人分スクールタクトアカウントが自動生成されます。
その場合、スクールタクト側に同じ名前のアカウントが重複し見分けがつきにくくなるので、下記のような方法で対策しておくことをおすすめいたします。

  • 連携解除前に、当該アカウントがスクールタクトからログアウトをしておく

  • 連携解除後は、当該ユーザーが使用する端末で一度キャッシュクリアをし、以降はGoogleアカウントでスクールタクトにログインしないよう伝える(ログインボタンが異なります)

  • Google管理コンソール側で、当該ユーザーを削除する

  • 万が一重複ログインした場合でも見分けがつくよう、GWSユーザーとスクールタクトアカウントの名前を別のものにしておく

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